엑셀 장부의 이론과 구글스프레드

장부 관련하여 많은 자료와 Y사 양식도 보긴 했지만 몇마디로 요약하자면 쓰기 불편하다는 것이다. 물론 잘 만들었지만 손이 가지않는다. 많은 메크로도 들어갔고 기능도 많이 있지만 안쓰고 지웠다. 차라리 내가 엑셀로 관리하겠다는 의지가 강했다.

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장부에 있어서 가장 우선시되는 것이 정형화된 DB화이고 접근성의 제한이 있다. 이 부분들은 메크로로 사용하면 편리하지만 동시에 불편한 점도 생긴다. 또한 한눈에 보기 어렵다는 것이고 프로그램 상 실시간 공유가 안되고 확장성이 상당히 부족하다.

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단점을 세밀히 살펴보자면

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메크로의 불완전성 - 컴퓨터마다 다르고 엑셀 버전마다 시스템적으로 뭔가가 달라서 안되는 경우도 생기고 오류가 난다. 그래서 보통 97버전에서 작업을 하기도 하는데 그마저도 에러가 잦은편에 속한다.

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공유가 안된다 - 엑셀은 동시작업이나 공유가 안된다. 이 말은 한 사람이 작업해 놓은 결과물을 다른 상대에게 보고 하였지만 그 후의 업데이트는 전혀 반영이 안된다. 다음날 각자 데이터 업데이트를 했지만 서로 다른 보고를 받게된다.

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확장성 부족 - 칸을 생성하거나 버튼을 추가해야하는데 전문지식이 없으면 어렵다. 더욱이 이 기능을 저작자가 막아두었다면 불가능하다.

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(이 문제를 해결하기 위해서 대부분이 구글스프레드시트로 넘어가고 있으며, 접근성과 가독성을 좋게하기위해 DB자체에 기장하는 방법이다. 이 방법은 내가 19년도에 처음 도입해서 회사에 엄청난 시공적으로 제약에서 해소시켜주었다. 연월차 시스템 및 급여시스템도 구축을 했어서 다들 칭찬받았던 기억이 있었다. 나에게 돌아오는 것은 없었지만...)

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구글 스프레드시트

구글스프레드시트의 강점은 URL을 따서 서로 엑셀을 공동작업을 할 수 있다는 것이다. 그런데 기능적으로 많은 제약이 있긴하지만 많은 회사를 다녔지만 문제된 적은 없었다.

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구글 스프레드시트 장부 만드는 것은 정말 단순하다. 관련항목 일시, 내용, 금액 등 적어놓으면 된다. 적는 사람이 여럿이라면 각자의 아이디를 부여해서 적게하면 되고 건드리면 안될 곳이라면 잠금설정을 하면 된다. 이부분까지는 누구나 할 수 있는 것이다. 곧 내가 설명할 부분은 통계를 내고 그래프를 만들고 클릭하면 자동변경되는 부분이다. 창을 꺼내 소팅하거나 입력창을 만드는 프로그래밍도 포함될 것이다.

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그런데 데이터의 양이 많거나 사용자의 수가 많으면 구글스프레드도 한계가 있다. 알 필요는 없지만 염두는 해야한다. 모 특허사무실은 구글스프레드로 엄청난 걸 적던데 분명 한계에 부딪혀 업무가 마비될 것이다. 아마도 몇개월 뒤? 아무튼 웹 DB로 반드시 넘어가야하며 이부분은 전문가의 손길이 필요한 부분이다.

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구글 스프레드시트는 중형 기업에 맞는 가장 좋은 협업툴이라 생각한다. 누구나 사용할 줄 알아야하며 배워야한다. 끊임없이... 만일 엑셀을 잘했다고 한 사람이면 큰 문제는 없고 자바프로그래밍만 배워놓으면 금상첨화가 될 것이다.

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